Vidéosurveillance

Introduction

Cette notice d’information a pour objet d’informer sur le traitement de vidéosurveillance mis en œuvre par les occupants de la Tour A, à l’égard des personnes concernées (personnel, visiteurs, candidats, prestataires externes, fournisseurs…) dans les locaux, le parking et à l’extérieur de la Tour A.

Responsable du traitement

Suivant le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données et ci-après désigné le « RGPD »), le responsable du traitement du système de vidéosurveillance est le ministère de la Fonction publique (MFP) et les ministères et administrations occupant des locaux de la Tour A qui opèrent le système de vidéosurveillance comme responsables conjoints. Les différents responsables de traitement conjoints ont donné mandat au Service Infrastructures et Equipement techniques du ministère de la Fonction publique pour la gestion opérationnelle du système de vidéosurveillance.

Le Service Infrastructures et Equipements techniques du MFP peut être contacté à l’adresse suivante :

Ministère de la Fonction publique
Service Infrastructures et Equipements techniques
10, avenue John F. Kennedy
L-1855 Luxembourg

Personne de contact

Pour toute demande liée à la protection des données à caractère personnel, vous pouvez contacter notre Data Protection Officer (délégué à la protection des données):

par courrier électronique à l’adresse dpo@mfp.etat.lu
par courrier postal à l’adresse suivante :

Ministère de la Fonction publique
A l'attention du délégué à la protection des données
10, avenue John F. Kennedy
L-1855 Luxembourg

Base de licéité permettant le traitement de vidéosurveillance

Le traitement lié à la vidéosurveillance est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis et aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable de traitement. Les bases de licéité sont l'article 6, (1) (c) et (f) du RGPD.

Les obligations légales visées sont celles auxquelles le responsable de traitement est soumis en application de la loi du 19 mars 1988 concernant la sécurité dans les administrations et services de l’État, dans les établissements publics et dans les écoles.

Le traitement des données de vidéosurveillance de la barrière d’accès au parking est légitimé par l’exécution du contrat de mise à disposition d’une facilité de stationnement (Art. 6, (1), (b) du RGPD. Il fait l’objet d’une notice séparée.

Finalités du traitement

Le responsable de traitement traite les données issues de la vidéosurveillance afin :

de contrôler les accès aux locaux dans la Tour A et de dissuader des entrées non contrôlées ;
d’assurer la sécurité et la santé du personnel, des visiteurs, candidats, prestataires externes, fournisseurs du responsable de traitement ;
de protéger contre le vol et le vandalisme les biens appartenant au responsable de traitement (bâtiments, installations techniques, matériel, marchandises, liquidités, etc.) ou appartenant aux personnes fréquentant le bâtiment;
de détecter et d’identifier des accès non contrôlés ou des comportements suspects ou dangereux susceptibles de provoquer des accidents ou une atteinte à la sécurité ou à la santé des personnes et des biens ;
d’intervenir en cas d’accès non contrôlé ou des comportements suspects ou dangereux susceptibles de provoquer des accidents ou une atteinte à la santé ou à la sécurité des personnes et à la sécurité des biens dans le but de venir en aide à la personne concernée, de mettre un terme ou d’amender ou poursuivre l’atteinte à la santé et à la sécurité pressentie ;
de repérer avec précision l’origine et le déroulement d’un incident ou d’une atteinte à la santé ou à la sécurité des personnes et des biens et de documenter l’imputabilité ;
d’organiser et d’encadrer une évacuation rapide des personnes en cas d’accident ;
de pouvoir effectuer une levée de doute en cas d’alarme incendie ou d’intrusion;
de pouvoir alerter en temps utile les services de secours, d’incendie ou les forces de l’ordre ainsi que de faciliter leur intervention ;

Les traitements fondés sur l’intérêt légitime de protection des biens la poursuite de ses obligations légales en matière de sécurité et de santé des collaborateurs et des usagers se font sur base d’un soupçon initial et conformément au principe de l’intensification progressive des contrôles.

Surveillance

La vidéosurveillance est mise en œuvre dans les locaux, à l’extérieur et dans le parking de la Tour A.

Surveillance du parking

Le parking de la Tour A se situe directement sous le bâtiment, 10, avenue John F. Kennedy. Il s'agit d'un parking privé, non accessible au public qui est accessible 24h/24 et 7j/7 pour les agents internes de la Tour A.

Le responsable de traitement a fait appel à un prestataire externe, IZIX (https://www.izix.eu/izix-fr), qui offre un logiciel qui permet une gestion des accès et de réservation des emplacements de parking.

L’ouverture de la barrière se fait à travers une caméra à reconnaissance de plaque d’immatriculation ou via l’utilisation du smartphone du conducteur ayant réservé une place. Ce traitement fait l’objet d’une notice légale séparée.

Surveillance des locaux intérieurs et des abords du bâtiment

Des caméras de vidéosurveillance sont installées :

dans le hall d’accueil du bâtiment au rez-de-chaussée ;
de part et d’autre du sas ascenseur de chaque étage. L’angle de vue de ces caméras est strictement limité au sas d’ascenseur ;
sur les façades du bâtiment ;
la rampe et les sas d’accès au parking.

Toutes les caméras bénéficient d’un positionnement visible, aucune caméra n’est dissimulée.

Surveillance Visupol

Les alentours de la Tour A font l’objet d’une vidéosurveillance dans le cadre du dispositif Visupol. Le responsable du traitement n’est pas en charge de cette vidéosurveillance pour laquelle les intéressés devront se tourner vers l’opérateur de ce dispositif.

Surveillance de l’espace restauration

L’espace restauration se situant au rez-de-chaussée de la Tour A fait l’objet d’une vidéosurveillance. Le responsable du traitement n’est pas en charge de cette vidéosurveillance pour laquelle les intéressés devront se tourner vers l’entreprise en charge de l’exploitation de cet espace, à savoir Sodexo Luxembourg S.A..

Minimisation des données

Le responsable de traitement ne filme que ce qui est strictement nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies (données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire) et respecte le principe de proportionnalité concernant les opérations de traitement relatives à la vidéosurveillance.

Catégories de données traitées

Enregistrements d’images permettant d’identifier les personnes filmées, lieu, date et heure provenant des caméras de surveillance. La caméra permettant d’ouvrir la barrière du parking procède seulement à la lecture du numéro de plaque minéralogique sans procéder à l’enregistrement des personnes se trouvant dans le véhicule. Ce traitement fait l’objet d’une notice séparée.

Catégories de destinataires des données traitées

En tant qu’administration publique, le responsable de traitement est tenu à une obligation de discrétion et ne peut partager les données traitées que dans des conditions strictes et encadrées.

Le responsable de traitement peut être amené à partager les données avec ses sous-traitants conformément à la loi et pour les seuls besoins des prestations qui leur sont confiées.

Le responsable de traitement est également tenu de partager les données à l’égard des autorités administratives, policières ou judiciaires compétentes agissant dans le cadre d’une procédure judiciaire, ou autre procédure où le responsable de traitement est amené à défendre ses intérêts ou soumis à des obligations légales de coopération.

Ainsi, les images peuvent être visionnées, en cas d’incident ou d’infraction, par le personnel dûment habilité et par les autorités administratives, policières ou judiciaires compétentes.

Les données restent dans l’Union européenne et ne font l’objet d’aucun transfert à destination de pays tiers.

Durée de conservation des données

Les données issues de la vidéosurveillance sont conservées pendant une période maximale de 7 jours. La durée de conservation des données peut cependant être étendue en cas d’incident, d’infraction ou de procédure judiciaire en cours. Ces données seront ensuite effacées sans retard injustifié si elles ne sont plus nécessaires pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été collectées.

Transparence

Lorsque le responsable de traitement effectue une vidéosurveillance, les personnes concernées sont informées de cette surveillance au moyen d’apposition de panneaux d’affichage et de pictogrammes aux endroits soumis à la vidéosurveillance, en plus de la notice d’information disponible sur le site internet du responsable de traitement.

Documentation

Le responsable de traitement fait l’inventaire et documente chaque système de vidéosurveillance conformément aux exigences en matière de protection des données à caractère personnel.

Protection des données

Le responsable de traitement a mis en place des mesures techniques et organisationnelles adéquates afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données faisant l’objet du traitement.

Vos droits

Aux conditions et dans les limites prévues par les dispositions législatives et réglementaires, la personne concernée dispose d’un certain nombre de droits relatifs au traitement de ses données à caractère personnel. Vous pouvez contacter notre Data Protection Officer (délégué à la protection des données) pour toute demande.

Tout d’abord vous disposez d’un droit à l’information qui vous offre la possibilité d’obtenir des compléments d’information sur cette notice.

Vous avez également le droit de demander au responsable de traitement l'accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l'effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ou du droit de s'opposer au traitement et du droit à la portabilité des données.

Pour donner suite à votre exercice de droits, le responsable de traitement peut vous demander de préciser, avant toute fourniture de données, les données/opérations de traitement/période et/ ou localisation précise sur lesquelles porte votre demande.

Afin de pouvoir traiter la demande et à des fins d’identification, la fourniture d’une copie de la pièce d’identité du demandeur est nécessaire.

Réclamations

Si vous estimez que le traitement de vos données n’est pas conforme au RGPD, vous pouvez introduire une réclamation auprès de notre Data Protection Officer.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation portant sur le traitement de vos données à caractère personnel par le ministère de la Fonction publique auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données sur le site internet : https://cnpd.public.lu/fr/particuliers/faire-valoir/formulaire-plainte.html ou via courrier postal :

Commission nationale pour la protection des données
Service des réclamations
15, Boulevard du Jazz
L-4370 Belvaux

Mise à jour

La présente notice d’information peut être amenée à évoluer pour protéger au mieux vos données à caractère personnel. La dernière version en vigueur est consultable sur le site du responsable de traitement.