Les dossiers disciplinaires traités par le Commissariat du Gouvernement chargé de l’instruction disciplinaire (CGID) constituent des archives publiques au sens de la loi destinées à être versées aux Archives nationales au terme de leur durée d’utilité administrative (DUA).
Le versement des dossiers disciplinaires se fait centralement au niveau du CGID conformément au tableau de tri en vigueur . Au niveau des administrations concernées, les dossiers disciplinaires traités par le CGID sont intégrés dans le dossier personnel et détruits 5 ans après la cessation des fonctions de l’agent poursuivi.
Au niveau du CGID, la durée d’utilité administrative ponctuant le versement aux Archives nationales des dossiers disciplinaires est fixée à 75 ans, voire 100 ans pour les dossiers contenant des données couvertes par le secret fiscal.
Au terme de la DUA, le CGID verse les dossiers disciplinaires contenant les documents suivants aux Archives nationales : Le rapport d’instruction ou la décision de classement sans suites, l’éventuel rapport d’instruction complémentaire, l’éventuelle décision du Conseil de discipline, l’arrêté prononçant ou appliquant une sanction disciplinaire, l’éventuel jugement sur recours, l’éventuel arrêt sur appel.
Tous ces dossiers sont versés par année de rôle sous forme anonymisée.
Ils deviennent communicables au terme de 75 ans à partir de la date du document le plus récent dans le dossier. Ce délai est porté à 100 ans pour les dossiers contenant des données couvertes par le secret fiscal.
Pendant le cours de l’instruction, le CGID recueille systématiquement la position des agents poursuivis en rapport avec leur droit de s’opposer à une communication en franchise des délais de non-communicabilité prévue par la loi. Le CGID réserve son accord à une telle communication à une mise en balance des intérêts sur base d’une analyse de risque impliquant toutes les parties prenantes au dossier.
En cas de lancement de travaux de recherche d’envergure sur le fonds, une structure d’accompagnement est à instituer pour accompagner les chercheurs dans leur analyse des fonds du CGID. Ladite structure s’évertuera à expliquer le contexte administratif et le cadre légal des traitements analysés et s’assure notamment que le projet de recherche ne porte pas une atteinte excessive à la vie privée de la ou des personnes concernées, conformément aux dispositions prévues par la loi.